Ein Behördenmitarbeiter zieht mit seinen Akten um (Quelle: imago/ /Sven Lambert)
Audio: Inforadio | 19.06.2017 | Jana Göbel | Bild: imaog

Interview | Berliner Verwaltung - Tabelle abtippen, ausdrucken, einscannen und dann per E-Mail

Berlin sucht händeringend IT-Experten, um die Verwaltung endlich flächendeckend zu digitalisieren. Ob sich genügend Personal findet? IT-Staatssekretärin Sabine Smentek über fehlendes Personal und den täglichen Behördenwahnsinn im Jahr 2017.  

rbb: Frau Smentek, Sie sind die erste Berliner IT-Staatssekretärin. Wir reden heute über IT-Fachkräfte in der Berliner Verwaltung. Wie viele IT-Mitarbeiter gibt’s denn da, und wo überall arbeiten die?

Sabine Smentek: IT-Fachkräfte arbeiten bei uns in fast jeder Verwaltung und natürlich bei dem zentralen IT-Dienstleister des Landes Berlin, dem ITDZ. Das sind zwischen 1.800 und 2.000 Beschäftigte.

Zurzeit taugen 5.000 Arbeitsplätze in der Berliner Verwaltung für die elektronische Akte, in drei Jahren sollen es 75.000 Arbeitsplätze sein. Schaffen Sie das das, und wieviel IT-Personal brauchen Sie dafür?

Die Zahlen sind in etwa unsere Pläne, die wir derzeit verfolgen. Das hängt noch ein bisschen davon ab, wieviel Geld wir im neuen Doppelhaushalt für das Vorhaben Elektronische Akte haben. Ich gehe davon aus, dass wir in den nächsten Jahren circa 300 Fachkräfte mehr brauchen, überwiegend beim ITDZ -  das ist der zentrale IT-Dienstleister des Landes Berlin, der nach dem E-Government-Gesetz aus dem letzten Jahr der zentrale Betreiber der IT des Landes Berlin sein wird.

Sabine Smentek, Staatssekretärin für Informations- und Kommunikationstechnik bei der Senatsverwaltung für Inneres und Sport (Quelle: rbb/Jana Göbel)
Sabine Smentek | Bild: rbb/Jana Göbel

Bundesweit werden etwa 200.000 IT-Fachkräfte gesucht, so viele Stellen können aktuell nicht besetzt werden. Wie wollen Sie denn da im Wettbewerb mithalten bei den Tarifen, die in Berlin gezahlt werden?

Ja, Geld spielt immer eine Rolle. Jemand, der sich für die Berliner Verwaltung als IT-Fachkraft entscheidet, kann nicht so viel Geld verdienen wie beispielsweise bei einem Software-Unternehmen. Diese Konkurrenz werden wir auch nie aufholen, was das Geld angeht. Das Land Berlin bietet aber als Arbeitgeber Sicherheit. Wir bieten familienfreundliche Angebote wie zum Beispiel mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeiten und Teilzeitarbeit. Und das bieten wir natürlich auch den IT-Fachkräften.

Schauen wir mal auf das letzte Jahr – wie viele IT-Fachkräfte wollten Sie denn da einstellen, und wie viele haben Sie gekriegt?

Da wir in unterschiedlichen Behörden IT-Fachkräfte einstellen, kann ich Ihnen diese Zahl gar nicht sagen. Derzeit stellt jede Behörde IT-Fachkräfte dann ein, wenn sie sie braucht. Und deswegen gibt es im Augenblick auch noch keinen Überblick, wie viele Stellen wir nicht besetzen konnten.

Bekommen Sie so viel IT-Personal, wie Berlin braucht?

Wir haben im Bereich IT-Sicherheit, das wirklich ein Spezialfeld ist, durchaus Probleme, adäquate Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden. Auch für bestimmte Systemadministratoren haben wir Probleme bei der Stellenbesetzung.

Müssen Sie denn immer nach Tabelle zahlen? Oder gibt’s auch außertarifliche Möglichkeiten für besonders wichtige Experten in Schlüsselbereichen?

Im Augenblick ist es so, dass die IT-Fachkräfte entsprechend der Stelle nach den ganz normalen tarifvertraglichen Regelungen bezahlt werden. Ich bin mir aber darüber im Klaren, dass wir noch über Zulagen nachdenken müssen. Da sind wir aber noch am Anfang.

Wem würden Sie jetzt zurufen: Wir brauchen Sie?

Ich würde allen sagen, sie sollen sich bewerben, weil wir tatsächlich sehr unterschiedliche Aufgabenfelder für IT-Fachkräfte haben. Von der Betreuung bestimmter Nutzerinnen und Nutzer, also den anderen Beschäftigten der Verwaltung, über den Betrieb von Serverumgebungen im ITDZ bis hin zur Erstellung von Sicherheitskonzepten und der technischen Realisierung ist alles dabei. Und ich glaube, es lohnt sich, sich auf das Stellenportal der Berliner Verwaltung zu begeben und einfach mal zu stöbern.

Sind denn die Chancen gut für eine feste Stelle, oder vergeben Sie mehr Zeitverträge?

Wir streben an, nur feste, unbefristete Stellen zu schaffen, weil wir ja davon ausgehen, dass wir das Personal auf Dauer brauchen.

In den nächsten fünf Jahren gehen fast 30.000 Verwaltungsmitarbeiter in Berlin insgesamt in Rente – inwieweit betrifft diese Entwicklung den IT-Bereich?

Auch dort haben wir eine demografische Entwicklung, die in etwa dem Durchschnitt der Berliner Verwaltung entspricht. Allerdings ist es in den letzten Jahren schon gelungen, einige jüngere Kolleginnen und Kollegen hinzu zu gewinnen. Das heißt, der Anteil der Jüngeren dürfte schon etwas höher sein. So dass wir zwar auch eine demografische Entwicklung bewältigen müssen, aber vielleicht ein bisschen weniger als in einigen Fachbereichen.

Wie viele Stellen fehlen denn aktuell, und wie wirkt sich das auf die Arbeit der IT-Fachleute aus?

Natürlich ist es auch im IT-Bereich so, dass in den letzten zehn bis fünfzehn Jahren Personal abgebaut worden ist. Und deswegen ist es mir auch so wichtig, dass wir uns jetzt die Zeit nehmen, um den Bedarf an zusätzlichem Personal für jede einzelne Verwaltung und fürs ITDZ genau ermitteln zu können.

Nochmal die Nachfrage, wie viele Leute fehlen Ihnen denn?

Da die Pläne noch nicht fertig sind in den einzelnen Behörden – wir haben ja damit erst angefangen – kann ich Ihnen das zum jetzigen Zeitpunkt noch gar nicht genau sagen.

Sind Sie im IT-Bereich unterbesetzt?

Wir sind in einigen Behörden unterbesetzt, wir müssen aufbauen.

Was passiert da mit der Arbeit? Bleibt die liegen, wird das verschoben oder wird es nicht richtig gemacht?

Machen wir es mal konkret an einem Beispiel. In einer Behörde ist die IT-Stelle unterbesetzt. Das bedeutet, wenn an meinem Rechner etwas ausfällt, dass ich dann niemanden telefonisch erreiche, der mir helfen kann. Dann bleibt natürlich Arbeit liegen. Oder ich muss einige Zeit aufwenden, um jemand anders zu fragen, der sich vielleicht mit dem Problem auskennt, das ich gerade habe. Das ist natürlich ein Zustand, den man überhaupt nicht als befriedigend bezeichnen kann.

Sie haben gesagt, in einigen IT-Bereichen ist man unterbesetzt, fehlt Personal – wie ist denn da die Zufriedenheit?

Ja, wenn ich das von allen 2.000 IT-Beschäftigten wüsste ... Ich erlebe Beschäftigte in IT-Stellen, da hab ich zum Beispiel eine Bezirksverwaltung im Kopf, die sind hochmotiviert, aber die schaffen die Arbeit einfach nicht. Und dort hoffe ich, dass es gelingt, mehr Personal da rein zu bringen, denn dann wären die wirklich zufrieden. Heute sind diese Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen überfordert, weil sie einfach zu viel zu tun haben. Aber sie sind trotzdem mit ihrer Arbeitsstelle zufrieden. Denn das ist das, was sie tun wollen.

Sie sind neu in dieser Funktion, so einen Posten gab es vorher nicht. Womit kommen denn die Leute zu Ihnen?

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschweren sich, dass Veränderungen so lange dauern. Das ist ein Phänomen von großen Organisationen. Berlin ist immerhin ein Konzern mit hunderttausend Beschäftigten. Das ist aber etwas, das Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter quält. Und es gibt natürlich Bereiche, wo die Beschäftigten sehr traurig darüber sind, dass sie ihre Arbeitszeit mit so unsinnigen Dingen wie dem Abtippen von Tabellen verbringen müssen. Die wünschen sich schnellere Veränderungen.

Wenn Sie toll arbeiten, können Sie damit auch beeinflussen, dass man nicht mehr so viel Personal für die Zukunft neu suchen und neu einstellen muss?

Ich glaube, es geht eher darum, dass die Kolleginnen und Kollegen, die wir brauchen – die Stadt wächst ja nach wie vor – ihre Zeit nicht mehr mit unsinniger Arbeit verbringen müssen. Heute kriegt man einen Antrag, den jemand in ein PDF-Dokument rein getippt hat, da nimmt der Kollege die Tabelle und tippt die in die Fachanwendung rein, dann druckt er irgendwas aus, scannt irgendwas wieder ein und schickt es per Email irgendwo hin. Das ist nicht modernes Arbeiten, und das kostet unglaublich viel Zeit. Wir gestalten jetzt die Verwaltungsprozesse moderner und digitaler. Dadurch haben die Beschäftigten aller Ämter und Fachbereiche die Chance, sich auf ihre eigentliche Aufgabe zu konzentrieren. Und vielleicht müssen wir dadurch nicht ganz so viele Menschen zusätzlich einstellen. Aber es geht in keinem Fall darum, Personal abzubauen.

Wie unterstützen Sie die Älteren, die dann vielleicht schon die fünfte Umdrehung mitgemacht haben und sagen: Ich weiß schon, wie das wieder läuft. Das gibt wieder Theater.

Die Verwaltung ist kein Selbstzweck. Wenn Bürgerinnen und Bürger und auch die Wirtschaft heute berechtigterweise  von uns erwarten, dass wir mit ihnen online kommunizieren, dann muss die Verwaltung sich danach richten und sich darauf einstellen. Das ist moderne Verwaltung. Das bedeutet, dass ich mit den Kolleginnen und Kollegen bei der Einführung eines neuen EDV-Systems oder der elektronischen Akte genau diese Diskussion führen werde. Und ich hoffe ja immer noch, dass es uns gelingt, davon zu überzeugen, dass die Arbeit mit dem neuen System leichter wird als früher.

Gibt´s denn sowas wie 50plus-Programme, also Unterstützung, wie man Leute trotzdem so lange wie möglich in diesem Bereich halten kann?

Ob wir ein 50plus-Programm haben, weiß ich gar nicht. Es gab früher mal in der Berliner Verwaltung eine Vereinbarung mit den Personalvertretungen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wenn sie über 55 waren, nicht mehr neu anfangen mussten, am PC zu arbeiten. Das heißt, sie hatten einen Anspruch darauf, ein Büro ohne PC zu haben. Das war vor 15 Jahren. Heute haben wir, was EDV angeht, für ältere Kolleginnen und Kollegen eigentlich keine Sonderregelungen mehr nötig. Wir haben eher ein anderes Problem: Nämlich dass die jüngeren Kolleginnen und Kollegen, wenn sie zu uns kommen, manchmal entsetzt sind, mit welch alten Arbeitsmitteln in Sachen EDV sie hier arbeiten müssen. In dem Spagat bewegen wir uns.

Ist denn genug Zeit, damit Ältere ihr Wissen an Jüngere weitergeben, bevor sie ausscheiden?

Wir haben seit Jahren mehrere Programme im Land Berlin, nach denen es möglich ist, eine Stelle früher zu besetzen, wenn ein Kollege auf Rente geht, so dass die Stelle dann für einen bestimmten Zeitraum doppelt besetzt ist. Dann kann eine Übergabe erfolgen.

Ist denn genug Personal für solche Doppelbesetzungen da?

Wir arbeiten gerade daran. Da ist noch Luft nach oben.

Es wird ja auch ausgebildet in Berlin. Wie hoch ist denn der Anteil der jungen Leute, die dann auch bleiben?

Wir kämpfen um jeden und jede. Wenn jemand vorhat, ganz schnell ganz viel Geld zu verdienen, wird er möglicherweise die Berliner Verwaltung auch wieder verlassen. Denn da können wir nicht sagen, dass wir das Adäquate bieten.

Glauben Sie wirklich, dass Sie das Personal bekommen, das Sie brauchen, um die Aufgaben im IT-Bereich zu stemmen?

Wir werden im Berliner Senat und in den Bezirken daran arbeiten, dass es so ist. Denn wir brauchen diese Menschen, sonst können wir diese Aufgaben nicht wahrnehmen.

Und haben Sie die politische Rückendeckung?

Wir sind jetzt gerade in den Haushaltsverhandlungen für den Doppelhaushalt 2018 und 2019. Und wir werden im Dezember wissen, wie sich das in Euro und Cent auswirkt.

Die Finanzierung ist also noch nicht gesichert, höre ich raus?

Es liegt in der Natur der Verwaltung, dass die Doppelhaushalte alle zwei Jahre vom Parlament verabschiedet werden. Und da hat das Parlament das letzte Wort.

Das Interview führte Jana Göbel, Redaktion Investigatives und Hintergrund

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6 Kommentare

  1. 6.

    Wenn die 'XP-Rechner' der 'Verwaltung' gehackt werden und so manches Stromnetz ausfällt, schalte ich meine 'Unterhaltungstechnik' auf Solar-Strom um. "Wer zu spät kommt, den bestraft das Leben!" - immer wieder wahr!

  2. 5.

    Das ist halt die Crux: wenn man keine Ahnung von der Materie hat, weiß man auch nicht, wieviele Mitarbeiter man braucht... und dann kann man keine Festverträge unterschreiben.

    Administratoren haben nicht nur eine komplizierte Berufsbezeichnung! Nein, sie haben auch komplizierte Stellenprofile. Und deshalb lassen sie sich auch dementsprechend bezahlen. In Berlin (in anderen Regionen wird es nicht viel besser aussehen) gibt es keinen 'Arbeitsmarkt' für Administratoren, weil sie schon auf dem Weg zum Arbeitsamt 10 neue Stellenangebote zugesteckt bekommen.
    9€ Mindestlohn helfen da auch nicht weiter, weil keines der 'zugesteckten Stellenangebote' überhaupt darüber nachdenkt, einem Administrator einen 'einstelligen Stundenlohn' ... naja, da kann man nicht mal sagen 'anzubieten'.

    Wer 300.000 € für eine Support-Verlängerung für Win XP ausgibt, aber nichts für die Ausbildung von Administratoren, der muß seinen Windoofs-Scheiß halt selbst aufräumen.

  3. 4.

    Zur Verteidigung der IT im öffentlichen Dienst
    Ich habe persöhnlich einige dieser Leute kennen lernen dürfen, die Kompetenz ist da schon vorhanden...der Verwaltungsapparat rendert diese nur leider alszuoft wirkungslos.
    braucht man Hilfe müssen erst 3-5 Gremien über deisen Bedarf streiten...zumeist mit nicht ausreichend qualifizierten Personal, die auf Input von aussen angewiesen sind um die Lage überhaupt (und nicht selten falsch) einschätzen.
    Dazu kommt, dass man ja immernoch bevorzugt den Pool leerräumen soll, was zu unqualifizierten bewerben (manchmal auch wieder Willen so scheint es) führt...

  4. 3.

    Das Problem ist nach meinem Eindruck nicht zuletzt die von der Staatssekretaerin angesprochene Sicherheit des Arbeitsplatzes: Vorgesetzte ohne Fuehrungsqualitaeten und uebermaechtige Personalvertreter scheinen eine Anspruchsmentalitaet einiger "Beschaeftigter" zu foerdern, bei der das monatliche Gehalt als selbstverstaendlich gilt, waehrend Gegenleistungen nicht zwingend erforderlich sind:
    Wenn bei der Mehrzahl der Mitarbeiter aller Hierachieebenen tatsaechlich der Wunsch da waere, die Verwaltung effizienter zu gestalten, liesse sich schon jetzt einiges bewegen. Ich vermute aber, dass eine zaehe Mischung aus Furcht und Faulheit da so manches verhindert.
    Und was Frau Smentek ein halbes Jahr nach Amtseinfuehrung in einem Interview, das vermutlich vorher angekuendigt war, so alles nicht weiss, stimmt mich auch nicht gerade zuversichtlich: Sie weiss nicht, ob es 50+Programme gibt? Und sie - die IT-StS - weiss nicht, wie viele Leute der IT fehlen? Nicht mal ungefaehr?? Bitte was???

  5. 2.

    Wenn Umschulungen zu IT-Fachpersonal von Berlin ungern bezahlt werden, hat das auch zur Folge, daß es weniger IT-Fachpersonal gibt. Wer IT 'hobbymäßig' praktiziert, kann auch nur Hobby-Qualität erwarten.

    Ich lasse ja auch keinen Maler mein Auto reparieren, weil ich es danach noch sinnvoll benutzen will.
    Ich bin Kfz-Mechaniker, will aber an der 'Mineralöl verbrennenden Umweltvergiftung' nicht mehr teilnehmen. Ich habe weder Führerschein noch Auto, aber meine Berufsberaterin hat (nach eigener Aussage) nicht genug Zeit, 'auf solche Sonderwünsche' einzugehen... und in ihrer Zeitnot nicht gemerkt, daß ein Kfz-Mechaniker ohne Führerschein wenig Anklang bei Werkstätten findet.

    Die Welt schaufelt sich ihr eigenes Grab. Richtig konstruktiv kann man da als Totengräber werden.

  6. 1.

    sehr interresant....frage mich nur wieviel hier der Wahrheit entspricht
    "Wir streben an, nur feste, unbefristete Stellen zu schaffen, weil wir ja davon ausgehen, dass wir das Personal auf Dauer brauchen."
    Habe mich in der Vergangenheit auch mehrmals für solche Ausschreibungen interessiert...die Stellen waren aber spärlich (und sind es noch) und sind meistens als Testlauf zeitlich begrenzt...manchmal wird das Auswahlverfahren auch ohne Einstellung beendet und die stelle mit neuen Voraussetzungen/Bezahlungen neuausgeschrieben.
    Ich weiss von mindestens einem Fall wo die Stelle trotz Ausschreibung und Zugzwang durch die Abteilung nicht besetzt wurde...Ausschreibung? Status unbekannt

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