Probleme bei der E-Akte - Müde Bilanz bei der Digitalisierung der Berliner Verwaltung

Angestellte der Berliner Senatsverwaltung für Finanzen arbeiten ein Laptops (Bild: dpa/Jordan Raza)
Video: Abendschau | 01.09.2021 | Sabrina Wendling | Bild: dpa/Jordan Raza

Die Digitalisierung der Berliner Verwaltung war eines der wichtigsten Vorhaben der rot-rot-grünen Koalition. Dafür gab es neues Personal, straffere Entscheidungsstrukturen und viel Geld. Die Bilanz fällt allerdings nüchtern aus. Von Christoph Reinhardt

Nach vielen Jahren der Sparpolitik sollte vor allem die elektronische Akte die gehörig verstaubte Berliner Verwaltung auf den richtigen Digitalisierungskurs bringen - das neue E-Government-Gesetz hatte 2016 noch die rot-schwarze Koalition auf den Weg gebracht.

Rot-Rot-Grün war sich nach den Wahlen schnell über die herausgehobene Bedeutung der E-Akte einig. Die Koalition versprach "einen raschen Einstieg und sichtbare Fortschritte", ernannte zum ersten Mal eine eigenständige IT-Staatssekretärin und stellte für die Umstellung von rund 80.000 Arbeitsplätzen auf die elektronische Akte 135 Millionen Euro zur Verfügung.

Vergabeverfahren gescheitert

Aber die gesetzlich für spätestens Ende 2022 vorgesehene vollständige Umstellung wird sich verzögern, musste IT-Staatssekretärin Sabine Smentek (SPD) im Frühjahr 2020 einräumen. "Wir hatten ein kleines Problem und mussten einen Teil des Vergabeverfahrens wiederholen. Das hat uns zwei Jahre Zeit gekostet."

Inzwischen konnte der Großauftrag rechtskräftig erteilt werden, aber in diesem Jahr werden trotzdem gerade mal zwei Verwaltungen mit der E-Akte ausgestattet: Neben der Berliner Innenverwaltung, in der die Staatssekretärin selbst angesiedelt ist, noch das Bezirksamt Mitte, für das Smentek vor ihrer Ernennung als Stadträtin tätig war. Langfristig sollen aber rund 100 unterschiedliche Dienststellen mit der E-Akte arbeiten. Wenn es keine weiteren Verzögerungen gibt, könne die Umstellung bis Ende 2024 abgeschlossen sein, sagt die Staatssekretärin.

Die gescheiterte Ausschreibung nennt der FDP-Digitalisierungsexperte im Berliner Abgeordnetenhaus, Bernd Schlömer, den größten Flop der rot-rot-grünen Digitalisierungsbilanz. Auch der SPD-Digitalexperte Sven Kohlmeier will die Verzögerung nicht schönreden, selbst wenn sie "im Rahmen" vergleichbarer Großprojekte liege und die Ursachen vielschichtig seien: "Vielleicht lag es ein bisschen daran, wie die Ausschreibung formuliert war."

"Damit kann man nicht zufrieden sein"

Für Stephan Lenz (CDU) liegt die politische Verantwortung eindeutig bei der SPD-Staatssekretärin: "Aus meiner Sicht ist das ein Führungsfehler. Das Vergabeverfahren ist ja an formalen Fehlern gescheitert. Und formale Fehler kann man vermeiden, wenn man ordentlich arbeitet." Zwar sei Verwaltungsmodernisierung ein dickes Brett, bei dem niemand schnelle Fortschritte erwarten dürfe, das räumt Lenz ein. Am Ende der Wahlperiode seien die Kernprojekte aber nicht erledigt: "Damit kann man nicht zufrieden sein."

Vor allem die Situation der Bürgerämter ist für Lenz inakzeptabel. "Wir haben früher darüber gemeckert, dass das 14-Tage-Ziel nicht erreicht wurde. Und jetzt kann man seine Angelegenheit überhaupt nicht mehr regeln." Zwar arbeiten heute nach Angaben der Innenverwaltung rund 150 Beschäftigte mehr in den Bürgerämtern als 2016, die Erreichbarkeit für die Bürger habe sich dennoch verschlechtert, konstatiert Lenz.

Smentek sieht trotzdem Fortschritte

Staatssekretärin Smentek spricht von Schwierigkeiten, zeitnahe Termine anzubieten, sieht aber Fortschritte. Verantwortlich für den derzeitigen Bearbeitungsstau seien die Corona-Beschränkungen gewesen. Diesen Rückstand hole man Stück für Stück auf, biete längere Öffnungszeiten an und habe innerhalb von zehn Wochen ein zusätzliches Bürgeramt aus dem Boden gestampft.

Für die Betroffenen sei es zwar unbefriedigend, wenn es innerhalb der nächsten acht Wochen keine freien Termine gebe, sagt Smentek. Wenn alle Termine ausgebucht seien, bedeute das aber anderseits, dass rund 150.000 Bürgerinnen und Bürger jeweils einen Termin in Anspruch nehmen würden – noch nie hätten die Bürgerämter so viele Termine anbieten können.

"Tropfen auf den heißen Stein"

Insgesamt wollen Bund und Länder 575 Verwaltungsleistungen online anbieten, so steht es im 2017 beschlossenen Onlinezugangsgesetz. In Berlin lassen sich nach Angaben Smenteks heute gerade mal 33 Dienstleistungen durchgängig online nutzen, bei weiteren rund 200 Leistungen gebe es Teillösungen oder zumindest Informationen.

Ein Tropfen auf den heißen Stein, sagt der FDP-Politiker Schlömer, denn erst die breite Einführung von Onlinedienstleistungen ermögliche den Bürgerämtern eine umfassende Modernisierung. So sieht es zwar auch die Staatssekretärin. Dies sei aber in den meisten Fällen noch nicht möglich, weil Bundesgesetze derzeit noch das persönliche Erscheinen vorschrieben. "Ich wünsche mir, dass die nächste Legislaturperiode da den Durchbruch schafft", sagt Smentek und verweist auf die Verbesserungen bei den Kraftfahrzeug-Zulassungsstellen.

Alle wollen die Zentralisierung

SPD-Digitalexperte Sven Kohlmeier kann sich selbst nicht erklären, warum sich auch mit dem IT-Government-Gesetz die Lage der Bürgerämter nicht nennenswert verbessert hat. "Das sind die Geheimnisse eines Politikerlebens, dass man nicht versteht, warum es nicht funktioniert. Obwohl wir mehr Geld und mehr Personal zur Verfügung gestellt haben, hat sich die Situation kaum verändert." In einem ist sich Kohlmeier aber sicher: Die Zentralisierung der bis dahin völlig zersplitterten Berliner IT-Landschaft 2016 sei richtig gewesen.

Die CDU wünscht sich in der nächsten Legislaturperiode eine "starke Persönlichkeit" für die IT-Steuerung. Das Problem liege nicht in den gesetzlichen Rahmenbedingungen, sondern an fehlender Führung, sagt Stephan Lenz: "Vielleicht muss man für den Posten jemanden aus der freien Wirtschaft gewinnen, der das besser umsetzen kann."

Für die FDP gibt es dagegen immer noch zu viel dezentrale Verantwortung. Berlin brauche einen CIO, einen "Chief Information Officer", sagt Schlömer, der sowohl die Kompetenzen für die Digitalisierung der Wirtschaft, die Verwaltungsmodernisierung und die IT-Steuerung innehabe. Bisher sind die Zuständigkeiten auf die Wirtschaftsverwaltung, die Senatskanzlei und die Innenverwaltung verteilt. Gefordert sei aber auch eine andere Persönlichkeit.

Smentek lacht die Kritik weg

Die kritisierte Staatssekretärin selbst lacht die Vorwürfe der Opposition weg. Dass ihre Chancen auf eine zweite Amtszeit gering sind, weiß sie selbst. "Ich hätte mir manches besser vorstellen können, aber weil ich Verwaltung kannte, habe ich gewusst, was für ein dickes Brett wir bohren."

Die entscheidende Frage sei, was mit den bisher dezentral verantworteten IT-Fachverfahren geschehe und ob die dafür vorgesehen Mittel künftig zentral gesteuert werden könne, sagt Smentek: "Die zentrale Steuerung ist der richtige Weg – ich wünsche mir, dass wir mit Verve weiterarbeiten in die Richtung."

Sendung: Inforadio, 01.09.2021, 09:00 Uhr

Beitrag von Christoph Reinhardt

47 Kommentare

Wir schließen die Kommentarfunktion, wenn die Zahl der Kommentare so groß ist, dass sie nicht mehr zeitnah moderiert werden können. Weiter schließen wir die Kommentarfunktion, wenn die Kommentare sich nicht mehr auf das Thema beziehen oder eine Vielzahl der Kommentare die Regeln unserer Kommentarrichtlinien verletzt. Bei älteren Beiträgen wird die Kommentarfunktion automatisch geschlossen.

  1. 47.

    Für mich verschwendete Steuergelder durch ein versagen der Verantwortlichen des Senats. Die Daten sind doch nur Traumdaten

  2. 46.

    Ich habe lediglich die Frage gestellt warum sie ihre Frage nicht direkt stellen. Aber sie spielen ja lieber Spielchen.

  3. 45.

    Mich würden die formalen Fehler in der Ausschreibung interessieren, die die erneute Ausschreibung und die zweijährige Verzögerung zur Folge hatten. Welche waren das? Wer und welche Stelle war dafür verantwortlich? Im Artikel eiert die Opposition irgendwie um eine konkrete Nennung drumrum. Was für formale Fehler wurden denn gemacht?

  4. 44.

    Der Artikel verschweigt wichtige Details.
    Zwar sollen laut OZG mehrere hundert Verwaltungsleistungen digitalisiert werden aber:
    1.) Leistungen werden nur umgesetzt, wenn die Wirtschaftlichkeit gegeben ist. Anträge die fünfmal pro Jahr umgesetzt werden, werden nie digitalisiert werden.
    2.) Geht es hierbei nicht um die Arbeit in den Ämtern, sondern um das, was der Bürger sieht. Er kann digital beantragen. Im Amt kann dann auch gedruckt und mit Bleistift gearbeitet werden.
    3.) Gibt es keine Lösung für alle. Wir haben den Bund, die Länder, Kreise, Ämter, Städte, Kommunen uvm. Die Lösungen sind also immer Kleinteilig und kosten Unsummen.
    4.) RRG macht in diesem Punkt gute Arbeit. Die Länder sind bei der OZG-Umsetzung auch von anderen Ländern abhängig. Diese entwickeln nämlich die Lsg. für andere. Und vieles ist immer noch nicht fertig. Die Abhängigkeit ist zu groß.
    5.) Es gibt einen großen Plan. Wegen 1.-4. ist die Digitalisierung der Verwaltung aber alles andere als einfach.

  5. 43.

    Ach und wenn man die Stadt wirklich komplett lahmlegen will, sollte man die Steuerung dervFaxhverfahren auch zur Senatsverwalr6ngs für Inneres geben. Dann hat man neben der Infratsruktur und den Diensten, die mehr schlecht als recht laufen und von einer flächendeckenden Einführung noch etliche Jahre entfernt sind eine weitere Baustelle.

  6. 42.

    Jaja, vieles ineinander geworfen und ordentlich geschüttelt und es verquirlen wieder rauszuwerfen. Es gibt irre viele Punkte, die man kritisieren kann und muss. Dann bitte aber mal etwas Mühe in die Recherche investieren und den schlauen politischen Aktueren mal kritische Nachfragen stellen anstatt die Sprechblasen einfach wiederzugeben. Beispiel Onlinezugangsgesetz insbesondere im Kontext Bürgerämter. Ja 575 Verwaltungsleistingen wurden identifiziert. Dies gilt für alle Ebenen also Bund, Land und Kommune. Nicht alle sind also im Land Berlin umzusetzen. Darin enthalten sind auch Leistungen, die aktuell nicht digitalisiert werden sollen(können) wie die Beantragung eines Personalausweises und für andere werden erst die rechtlichen Grundlagen geschaffen (z.B. Ummeldung, elektronische Meldebescheinigung). Welche konkreten Dienstleistungen der Bürgerämter sollen denn darüber hinaus digitalisiert werden und bringen tatsächlich eine spürbare Entlastung? Bitte mal bei Herrn Schlömer nachfrage

  7. 41.

    Ich bitte sie - solange in der Verwaltung noch XP und Win 7 am Start und im Netz ist, Mulitfunktionsgeräte kaum zu finden sind, Farbdrucker in den unteren Ebenen Goldstaub sind, Datenübertragungsraten vorkommen, die stark an gekoppelten ISDN-Leitungen erinnern, u.v.m. liegt noch sehr viel im Argen. Die Behörden sind im günstigsten Fall gerade in diesem Jahrtausend angekommen. IT-technisch IST das Steinzeit.

  8. 40.

    Ganz genauso sieht es wohl aus in den Behörden selbst wird gebremst hinzu kommt die Berliner Unfähigkeit der Politiker linke und grüne dem ganzen einfach Tempo zu machen. Dafür gibt es keine Ausreden, man hätte es per Gesetz und Verordnung an Tag x beschließen müssen. Statt dessen diskutiert man über gender und Enteignungen statt über wirkliche Themen der Bürger Berlins. Es hilft nur anderes zu wählen !

  9. 39.

    Ja, ein CIO wäre in der Tat nicht schlecht - nur sollte dieser von jedem parteipolitischen Geklüngel verschont bleiben. Aber auch der wird sich die Zähne an manchen Amts- oder Referatsleiter ausbeissen. Das ist ja das "Schöne" im ÖD, man kann wohl auch was werden ohne viel Ahnung von der Materie selbst zu haben. Das sind dann die "Das-hamma-immer-schon-so-gemacht-Fachkräfte" oder die "staatlich geprüften Bedenkenträger". Bevor die Digitalisierung auch im letzten Büro sinnvoll ankommt, wäre es notwendig, das der ÖD sich von "alten Zöpfen" verabschiedet, schlanker, schneller und effektiver in hierarchischer Sicht wird. Was nützt auch die schönste Software wenn die Hardware nicht mitspielt. Umfangreiche Programme und hohe Datenströme passen mit Datenkonzentratoren und Zwei-Draht-Zyxel-Modem ebensowenig zusammen wie Desktoprechner, deren Leistung die einer elektrischen Schreibmaschine knapp übersteigen oder einer Glasfaserleitung, die an der Grundstücksgrenze endet.

  10. 38.

    1. Nichts. Aber warum stellen Sie Fragen, wenn Sie keine Antwort wünschen?

    2. Weil SIE mich gefragt haben und keiner der beiden.

    Aber wenn Sie keine "Privatfehde" wollen, warum antworten Sie dann auf Fragen, die ich gar nicht gestellt habe?

  11. 37.

    Was genau haben sie an "Hiermit beende ich ihren Versuch eine Privatfehde vom Zaun zu brechen. I" nicht verstanden?

    Und warum antworten sie Anja und Markus2 nicht direkt? Wollen sie sachlich diskutieren oder doch weiter eine Privatfehde anzetteln wollen?

    "Es sollte nicht immer wieder neue Programme geben, sondern EINES, das mehr und mehr optimiert wird. "

    DER Witz war gut, dazu ist die gesante IT unfähig. Statt ihr Spielzeug zu reparieren, wir ein neues gebaut, was noch mehr Fehler enthält oder warum haben wir jedes Jahr eine neue Android Version? Um nur EIN Beispiel zu nennen.

    "Und was antworten SIE denjenigen, die sich über die bisherige Bürokratie beklagen, weil alles umständlich, entsprechend langsam ist, jeder Mensch die Sache noch weiter ausbremst und womöglich weitere Fehler hinzufügt? "

    Weniger technikgläubig und mißtrauisch zu sein, wenn einem Leute das Blaue vom Himmel versprechen.

  12. 36.

    Anja würde ich antworten, dass manchmal nicht der Weg das Ziel ist, sondern das Ziel selbst.
    Klar dauert es, ein neues System umzusetzen. Das ist anstrengend, fehlerbehaftet und bremst die eigentliche Arbeit aus.
    Aber bedeutet das, dass man es bleiben lassen sollte?

    Markus würde ich sagen, dass ich darin die Bestätigung meiner Ansicht sehe, dass ein überzeugendes Gesamtkonzept fehlt.
    Es sollte nicht immer wieder neue Programme geben, sondern EINES, das mehr und mehr optimiert wird.

    Und was antworten SIE denjenigen, die sich über die bisherige Bürokratie beklagen, weil alles umständlich, entsprechend langsam ist, jeder Mensch die Sache noch weiter ausbremst und womöglich weitere Fehler hinzufügt?

  13. 35.

    Hiermit beende ich ihren Versuch eine Privatfehde vom Zaun zu brechen. Ich verweise stattdessen auf die Kommentare #14 und #21:

    Anja: "Als ich 2016 anfing, war ich digital Steinzeit, seitdem gab es eine solche Entwicklung dass Schritt halten manchmal schwer fällt. Die Überführung von Fachprogrammen in die E-Akte unter Berücksichtigung aller Datenschutzrechtlichen Vorgaben ist eine Mammutaufgabe und braucht seine Zeit."

    Markus2: "Wäre ja alles schön; leider werden ständig neue Programme entwickelt die immer schlimmer werden. Das erste war einfach und ganz gut. Die folgenden schlechter und langsamer. Gerade ist vor kurzem ein neues System an den Start gegangen: DIe Arbeit ist unübersichtlicher, unlogischer und dauert immer länger."

    Was antworten sie denen, die es am besten wissen müßten?

  14. 34.

    "DIe Arbeit ist unübersichtlicher, unlogischer und dauert immer länger. Wie man das den Kunden beibringen soll, weiß ich nicht."

    Was passiert wenn ITler ein Auto bauen würden? Die Handbremse wäre hinter dem Vordersitz, der Blinker im Handschuhfach, einfach weil es noch niemand gemacht hat und würde ihnen als umwälzende Revolution verkauft werden.

    Und nach dem 8. Update bekämem sie endlich ein Lenkrad, welches zur Lenksäule passt! Das wäre doch ein Fortschritt!

    SCNR :-DDD

  15. 33.

    Ich kenne jemand, die in einer großen Behörde arbeitet.
    Bei der aktuellen Bearbeitungs-Software gibt es mehrmals im Jahr Updates, die stets fehlerhaft sind, die Prozesse somit massiv verlangsamen/behindern, mühselig repariert werden, und wenn es dann mal halbwegs funktioniert, gibt es das nächste Updates, und alles geht wieder von vorne los.
    Ein zweiter Punkt ist die Angst vor Neuem/Unwilligkeit der verantwortlichen Personen in den höheren Ebenen, die sich sträuben/bewusst ausbremsen, weil sie sich damit nicht beschäftigen wollen und lieber ewig ihren alten Stiefel fahren wollen. Die extra extern rekrutierten Entwickler verzweifeln regelmäßig an denen und der urdeutschen Bürokratie, die nix voranbringt und alles unnötig verkompliziert.
    Es ist ein Trauerspiel. Denn am Ende ist niemand verantwortlich für die Rückständigkeit/Misere. Im Wegducken sind nämlich alle Spitze,

  16. 32.

    Vorschläge ja. Aber auch konstruktive?
    Und nein: Nicht "könnten". Oder meinen Sie, dass man in modernen Büros noch mit Schreibmaschinen, Rechenschiebern und Rohrpost arbeitet?
    Ich habe nicht behauptet, dass der Mensch KEINE Eingriffsmöglichkeit haben sollte (soviel zum "selektiven Lesen").
    Doch unbestritten dürfte sein, dass man noch vieles automatisieren könnte bzw. dass sich vieles mit dem PC deutlich schneller erledigen ließe.
    Woran meinen Sie übrigens konkret, meine "Technikgläubigkeit" erkannt zu haben?

  17. 31.

    "Es ist keine Technikgläubigkeit, wenn man davon ausgeht, dass Computer diverse Dinge schneller und genauer erledigen können als Menschen. "

    Das habe ich auch nicht behauptet, sie lesen sehr selktiv, nämlich nur das was sie lesen wollen.

    "Vielleicht gefallen Sie sich einfach zu sehr in der Rolle der Daueropposition, wenn Sie fortwährend GEGEN Vorschläge sind (was niemals irgendetwas voran bringt). " Auch falsch, ich bringe ständig Vorschläge ein.

    "Sie möchten lieber mit Menschen interagieren - andere Leute (wie ich) hätten gern weniger Bürokratie, kürzere Wege und eine schnellere Bearbeitung ihrer Anliegen. "

    Da tue ich ständig, ich widerspreche aber Leuten, mit denen ich nicht einer Meinung bin und begründe das!

    "Und Computer können dabei helfen. " Könnten. Das bezweifle ich. Der Mensch muß immer eine Eingriffmöglichkaite haben ansonsten sind wir einer seelenlosen Maschinerie ausgeliefert. Soviel zu ihrer Technikgläubigkeit.

  18. 30.

    "Ohne diese Partei wären ihre links/grünen Träumereien gar nicht umsetzbar"

    Ja, es gab mal Zeiten, da galt die SPD als links. Lang ist es her. Jetzt will sie wieder mit der CDU "ins Bett gehen". Das Elend hatte zwar der Wähler vor 5 Jahren erst beendet, aber das Gedächtnis....

  19. 29.

    Sorry, habe ich vorhin vergessen:

    Unterwegs bezahle ich per ec-Karte und Kleinbeträge (da sich da m. W. bislang keine Alternative durchgesetzt hat) in bar.

  20. 28.

    Dann sollten Sie das Konstruktive vielleicht etwas weniger geschickt verstecken.
    Es ist keine Technikgläubigkeit, wenn man davon ausgeht, dass Computer diverse Dinge schneller und genauer erledigen können als Menschen.
    Vielleicht gefallen Sie sich einfach zu sehr in der Rolle der Daueropposition, wenn Sie fortwährend GEGEN Vorschläge sind (was niemals irgendetwas voran bringt).
    Sie möchten lieber mit Menschen interagieren - andere Leute (wie ich) hätten gern weniger Bürokratie, kürzere Wege und eine schnellere Bearbeitung ihrer Anliegen. Und Computer können dabei helfen.

Nächster Artikel