FAQ | Neue Regeln ab 2025 - Was die E-Rechnungspflicht ist und wen sie betrifft
Ab 2025 gilt die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen. Eine Papier- oder PDF-Rechnung reicht künftig nicht mehr aus. Von heute auf morgen muss aber niemand alles umstellen. Von Julian von Bülow
Ein Unternehmen kauft Bürostühle bei einem anderen und bekommt die Rechnung per Post. Ein anderes bestellt ein Buffet für eine Firmenfeier und bekommt die Rechnung als PDF-Datei per Mail zugeschickt. Das ist künftig nicht mehr möglich. Denn im Frühjahr 2024 hat der Bundesrat das "Wachstumschancengesetz" beschlossen. Ein Teil davon: die Pflicht zu Ausstellung und Empfang von elektronischen Rechnungen. 2025 treten die neuen Regelungen in Kraft. Hier geben wir Antworten auf einige Fragen zur Umsetzung.
Was ist eine E-Rechnung?
Der Ausdruck "elektronische Rechnung" im Umsatzsteuergesetz bezeichnet ab 2025 eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung, die übermittelt und empfangen wird. Gebräuchliche explizit erwähnte Formate hierfür sind unter anderem XRechnung und Zugferd (ab Version 2.0.1. - ohne die Profile Minimum und Basic-WL). Auch europäische Rechnungsformate wie Factur-X aus Frankreich oder Peppol-BIS Billing sind nutzbar. Das Format können die Vertragspartner frei wählen, so lange es den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht.
Für das EDI-Verfahren gilt eine Ausnahmeregel, siehe Welche Übergangsfristen gelten?.
Wer muss E-Rechnungen ausstellen?
Die E-Rechnungspflicht gilt für den Handel zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen (B2B, business-to-business).
Dabei muss man unterscheiden: Empfangen können müssen alle eine E-Rechnung, dies gilt ab 2025. E-Rechnungen ausstellen können müssen Unternehmen nur, wenn sie der umsatzsteuerlichen Pflicht zur Rechnungsstellung unterliegen. Das ist bei Kleinunternehmen nicht der Fall.
Zudem: Ist eines der beiden Unternehmen nicht in Deutschland ansässig, gilt auch keine Pflicht zur E-Rechnung. Von der E-Rechnungspflicht sind aber Freiberufler, Vermieter oder Ärzte betroffen. Zudem gilt die Pflicht auch für Bargeld-Käufe.
Es gibt aber Ausnahmen:
1) Rechnungen, deren Brutto-Betrag unter 250 Euro liegt
2) Fahrausweise, zum Beispiel für Bus, Bahn oder Flugzeug
3) Leistungen von Kleinunternehmern
4) Leistungen an Nicht-Unternehmen wie z.B. Vereine oder staatl. Einrichtungen
5) diverse sehr spezielle Ausnahmen in § 4 Nummer 8 bis 29 des Umsatzsteuergesetzes [gesetze-im-internet.de]
In den Ausnahmefällen reicht für die Rechnungssteller und -empfänger eine sonstige Rechung (PDF, Papier, E-Mail) aus.
Was sind die Vor- und Nachteile der E-Rechnung?
Vorteile: Mit der E-Rechnung soll laut Bundesfinanzministerium (BMF) die Digitalisierung der Deutschen Wirtschaft gefördert und Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Daraus sollen laut Bundesregierung auch Kosten gesenkt werden, etwa, wenn im EU-Binnenhandel Umsatzsteuermeldungen bei den Behörden beider Länder gemacht werden müssen. Auch die IHK Berlin spricht von "Chancen für digitale Geschäftsprozesse".
Zudem strebt die EU-Kommission bis zum 1. Juli 2030 an, dass Unternehmen ihre Umsätze digital an die Verwaltung melden. Die E-Rechnungspflicht sei ein Schritt für ein Meldesystem zur "Sicherung des Steueraufkommens und der Betrugsbekämpfung", so die Bundesregierung. In Italien habe der Staat durch ein Meldesystem mehr Steuern eingenommen.
Nachteile: Laut IHK Berlin "überwiegen derzeit in der Unternehmenspraxis noch die Unsicherheiten und Herausforderungen", teilt die Industrie- und Handelskammer Berlin auf rbb|24-Anfrage mit. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen müssten häufig ihre Buchhaltungs- und Rechnungssoftware umstellen oder neue anschaffen. Zusätzlich müssten dann Mitarbeiter geschult werden. Auch gebe es noch offene Fragen, etwa zum Umgang mit Sammelrechnungen und Skonti.
Trotz mehrerer IHK-Informationsveranstaltungen gebe es immer noch viele Fragen bei den Unternehmen, etwa ob eine E-Rechnung korrigiert werden könne oder wie die Rechnungsstellung bei Dauerschuldverhältnissen wie Mietverträgen aussieht, so die IHK Berlin.
Ist eine E-Mail oder eine PDF-Datei eine E-Rechnung?
Bis Ende 2024 galt eine E-Mail mit allen Rechnungsangaben oder eine PDF-Rechnung noch als "elektronische Rechnung". Doch die rechtliche Definition dieses Begriffs ändert sich 2025 im Umsatzsteuergesetz (UStG). Fortan meint der Begriff nur noch eine maschinenlesbare standardisierte Rechnung gemäß EU-Norm EN 16931.
Welche Übergangsregelungen gelten?
Für die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist - die Pflicht gilt ab dem 1. Januar 2025.
Für die Ausstellung von Rechnungen gilt: Für Umsätze, die 2025 und 2026 ausgeführt werden, können sich alle Unternehmen noch entscheiden, Papierrechnungen auszustellen. Sonstige Rechnungen, wie etwa PDF-Dateien können ausgestellt werden, wenn die Geschäftspartner sich darüber einig sind.
Wenn Rechnungssteller einen Vorjahresumsetz von weniger als 800.000 Euro erwirtschaften, kann die Übergangsfrist für sie bis 2028 verlängert werden. Auch können EDI-Verfahren wie EDIFACT bis 2028 weiterverwendet werden.
Vom Bundesfinanzministerium (BMF) heißt es eindeutig: "Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E‑Rechnung tatsächlich verpflichtend."
Wie empfange ich E-Rechnungen?
Den Rechnungsempfängern macht das Gesetz keine Vorgaben, wie eine E-Rechnung zu empfangen ist. Das können Geschäftspartner unter sich ausmachen. Am Ende handelt es sich bei der E-Rechnung um eine Datei, die man per E-Mail verschicken, per Cloud teilen oder auch per Messenger wie Whatsapp versenden kann. Der Verpflichtung, den Empfang von E-Rechnungen zu ermöglichen, kommt man also bereits mit einem Mailpostfach nach.
Diese E-Rechnungen müssen wie Papier- oder PDF-Rechnungen gemäß gesetzlicher Fristen aufbewahrt werden.
Wie kann ich eine E-Rechnung öffnen oder erstellen?
Eine E-Rechnung ist erst für Menschen lesbar durch die Darstellung der Datei mit einer speziellen Computer-Anwendung. Die gibt es sowohl kostenpflichtig von kommerziellen Anbietern wie auch kostenlos und quelloffen im Internet. Die bayerische Staatsregierung bietet zur Darstellung der E-Rechnungsdaten auch ein Onlinetool [e-rechnung.bayern.de] an.
Mit vielen dieser Programme lassen sich auch Rechnungen erstellen.
Brauche ich eine Leitweg-ID?
Nein, für den Handel zwischen Unternehmen ist keine Leitweg-ID nötig. Nur wer E-Rechnungen an Behörden stellt, benötigt eine solche ID. Mehr Informationen dazu gibt es hier [e-rechnung-bund.de].
Weitere Informationen zur E-Rechnungspflicht sind auf den Webseiten des Bundesfinanzministeriums und der IHK Berlin erhältlich.
